Checklista för publicering av öppna data i Helsingborgs stad

Detta är en praktisk vägledning till hur publicering av öppna data inom Helsingborgs stad bör gå till. Projekt Öppna Helsingborg assisterar gärna i varje steg av processen och kan även utföra delar av arbetet. Det är rekommenderat att kontakta Öppna Helsingborg innan man påbörjar publicering av öppna data.

Öppna Helsingborg kontaktinformation

Kontakta oss på oppnadata@helsingborg.se

1. Identifiera datamängd, dataägare och syfte

  • Identifiera datamängden som man vill publicera som öppna data. Detta kan vara data som har efterfrågats internt eller externt, alternativt lättillgänglig data som man vill använda för att lära sig hur man publicerar öppna data.
  • Identifiera intern dataägare, dvs vem är den som är ansvarig för publiceringen av datamängden som öppna data och för att datamängden hålls uppdaterats i framtiden. I de flesta fall är det systemägaren som också är dataägare. Det är dataägarens ansvar att driva hela publiceringsprocessen som beskrivs i detta dokument och eventuellt utse ansvariga för utveckling, ajourföring etc.
  • Definiera syftet med publikationen då syftet påverkar hur datamängden bör vara formaterad, dokumenterad, hur mycket den ska marknadsföras etc. Syftet kan vara att testa hur man publicerar öppna data för att lära sig processen, interna effektiviseringar då datamängden enkelt kan användas av andra inom kommunen eller extern nytta såsom innovation, effektiv spridning av information och integration med externa system.

2. Kontrollera rättigheter

  • Fastslå äganderätten till datamängden, dvs har Helsingborgs stad rätt att publicera datamängden eller begränsas denna rättighet av tredjeparts rättigheter och licenser. Detta kan vara komplicerat då vissa datamängder består av data från många olika leverantörer. Då målet är att publicera datamängden helt utan restriktioner (förutom erkännande av datakällan) så är det mycket viktigt att Helsingborgs stad faktiskt har rätten att sätta en sådan licens. Behövs juridiskt stöd i denna fråga så kan man vända sig till stadsjuristerna.
  • Fastslå om datamängden är känslig av integritetsskäl. Om datamängden innehåller personuppgifter så måste dessa uppgifter avlägsnas från data innan publicering. Detta är något varje förvaltnings personuppgiftsombud kan assistera med.
  • Fastslå om datamängden är känslig av säkerhetsskäl. Om datamängden innehåller säkerhetsklassad information så måste denna information avlägsnas från data innan publicering. Detta är något Per Sandström på enheten för Trygghet och Säkerhet kan assistera med.

3. Förbered publicering

  • Definiera datamängdens uppdaterinsfrekvens, dvs hur ofta ska datamängden uppdateras med ny information. Detta beror mycket på syftet med publiceringen. Är syftet att testa att publicera öppna data så kan det handla om en engångspublikation utan framtida uppdateringar, annars så ska datamängden hållas uppdaterad så frekvent som är praktiskt möjligt. Det är rekommenderat att så långt som möjligt automatisera hela uppdateringsprocessen.
  • Avgör vilket maskinläsbart dataformat som ska användas. Det kan vara en kommaseparerad fil, ett API som returnerar JSON etc. Detta beror mycket på syftet med publiceringen och tilltänkta användningsområden. Detta behöver ej vara ett tekniskt komplicerat steg då det är viktigare att publicera data öppet i något format än att publicera data öppet i ett perfekt format.
  • Implementera de eventuella system som krävs för att publicera datamängden, tex APIer eller tekniska rutiner för att hålla datamängden uppdaterad.
  • Sätt en öppen licens på datamängden, en licens som definierar vad de som använder datamängden får och inte får göra. En stark rekommendation är att använda Creative Commons erkännande, en licens som ger användarna rätt att göra vad de vill med datamängden men de måste tala om var de har fått data ifrån. Så länge som datamängden kan publiceras (se punkt 2 om tredjepartsrättigheter, integritets- och säkerhetsskäl) sä är licensen Creative Commons erkännande i de flesta fall godkänd att använda av Helsingborgs stads stadsjurister. Bilder kan utgöra ett undantag. Lämpligt är därför att ta kontakt med stadsjuridiska enheten som kan bistå i bedömningen.
  • Dokumentera vad som publiceras och hur det kan användas, inklusive vem som är dataägare och vilken licens som gäller. Detta kan med fördel göras på Öppna Helsingborgs webbsajt.

4. Publicera öppna data

  • Planera publiceringen ur kommunikationssynpunkt. Involvera kommunikatörer i arbetet med att publicera datamängden öppet, exakt hur och hur viktigt detta steg är beror på vad syftet med publiceringen är.
  • Lista datamängden på Öppna Helsingborg där alla stadens öppna datamängder samlas
  • Publicera blogginlägg om datamängden på Öppna Helsingborg
  • Marknadsför datamängden beroende på syftet med publiceringen. Är syftet att sprida information på ett effektivt sätt så bör media kontaktas, är syftet interna effektiviseringar så måste potentiella användare av datamängden inom kommunen kontaktas etc.

5. Uppföljning av publicering

  • Utvärdera publiceringen baserat på syftet med publiceringen. Lever publiceringen upp till det definierade sytet. Om inte, hur förbättrar vi hela processen för framtida publiceringar och hur når vi potentiella användare av datamängden via bättre kommunikation?
  • Uppdatera datamängden löpande baserat på definierad uppdateringsfrekvens

Länkar

Förutom på Öppna Helsingborg så finns det vägledning om öppna data från både Handelskammaren och SKL: